Prompt-Bibliothek · Workshop in 90 Minuten
Das KI-Effizienz-Audit für Schweizer KMU
Quick-Wins im Arbeitsalltag finden, ohne technisches Vorwissen.
In einem Team-Workshop identifizierst du die drei Aufgaben mit dem höchsten KI-Potenzial: ohne IT-Abteilung, ohne Budget, ohne neue Software.
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Welche Aufgaben stehlen täglich Zeit?
Notiere über 3 Arbeitstage alle Aufgaben über 20 Minuten, die vor allem aus Formulieren, Zusammenfassen oder Strukturieren bestehen. Dann bewerte das KI-Potenzial:
| Aufgabentyp | Häufigkeit | Zeit je Fall | KI-Potenzial | Hürde |
|---|---|---|---|---|
| E-Mails formulieren und beantworten | täglich | 15–25 Min | sehr hoch | minimal |
| Besprechungsnotizen strukturieren | 2–4× / Woche | 25–45 Min | hoch | minimal |
| Offerten und Angebote formulieren | 1–3× / Woche | 45–90 Min | hoch | gering |
| Interne Dokumente zusammenfassen | 1–2× / Woche | 30–60 Min | mittel bis hoch | gering |
| Social-Media-Beiträge erstellen | 1–3× / Woche | 30–60 Min | hoch | minimal |
| Stelleninserate und HR-Texte aufsetzen | selten | 60–120 Min | hoch | gering |
| Recherche und Marktüberblick | 1–2× / Woche | 45–90 Min | mittel | gering |
| FAQ-Antworten für Kunden | täglich | 10–20 Min | sehr hoch | minimal |
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Welche Aufgaben priorisieren?
Ordne die Zeitfresser nach Häufigkeit und Standardisierbarkeit. Häufig und gut standardisierbar: Das sind die Quick-Wins Nr. 1.
- Priorität 1, sofort starten. Hohe Standardisierbarkeit, hohe Häufigkeit. Wiederkehrende, strukturierbare Aufgaben mit hohem Volumen. Promptvorlage bauen und im Team teilen. Beispiel: Kunden-E-Mails, Meeting-Protokolle, FAQ-Antworten.
- Priorität 2, im zweiten Schritt. Klare Struktur, aber selteneres Auftreten. Lohnt sich, sobald Priorität 1 läuft. Beispiel: Stelleninserate, Quartalsberichte, Reglements-Updates.
- Priorität 3, mit Vorsicht. Häufig, aber stark individuell. KI kann Rohentwürfe liefern; es braucht mehr menschliches Urteilsvermögen. Beispiel: Kundengespräche vorbereiten, Beratungsberichte.
- Zurückstellen. Zu komplex, zu selten. Der Aufwand für die Promptentwicklung ist höher als der Nutzen. Beispiel: Strategieentscheide, einmalige Verhandlungen.
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Vom Zeitfresser zum Quick-Win
Zeitfresser aufnehmen
3 Arbeitstage lang alle Aufgaben über 20 Minuten notieren. Keine Vorfilterung, einfach aufschreiben; Häufigkeit und Zeitaufwand schätzen; Standardisierbarkeit von 1 bis 3 bewerten.
Quick-Wins priorisieren
Top 3 auswählen: höchste Häufigkeit mal höchste Standardisierbarkeit. Geteilte Aufgaben haben die höchste Hebelwirkung. Pro Person höchstens 2 Quick-Wins starten.
Promptvorlage bauen
Für jeden Quick-Win eine einfache Promptvorlage erstellen und in einem geteilten Dokument speichern. Kontext, Aufgabe, Format angeben; einmal testen, dann teilen.
Zeiteinsparung messen
2 Wochen lang den Zeitaufwand mit und ohne KI-Unterstützung stoppen. Eine Minute Aufwand pro Aufgabe reicht. Einsparung in Prozent berechnen und intern kommunizieren.
Auf das Team skalieren
Sobald Quick-Wins validiert sind: Promptvorlagen in einen internen KI-Assistenten mit System Prompt überführen. Rolle, Kontext, Ton, Grenzen und Ausgabeformat definieren, intern als Standard dokumentieren und versionieren, Review-Zyklus festlegen (empfohlen: quartalsweise).
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Beispiel: E-Mail-Antwort auf Offerten-Anfrage
Prompt-Template · kopieren und einfügen
Kontext: Ich bin <Name>, <Rolle> bei <Unternehmen>, einem Schweizer KMU im Bereich <Branche>. Aufgabe: Formuliere eine professionelle Antwort auf folgende Kundenanfrage. Freundlich, sachlich, Schweizerhochdeutsch. Länge: max. 150 Wörter. Kundenanfrage: <Text der Anfrage hier einfügen> Unsere Konditionen: <Optional: Lieferzeit, Preisrahmen, etc.>
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Ablauf für dein Team
- Aufnahme, 20 Min. Jede Person listet 5 wiederkehrende Aufgaben auf und bewertet Häufigkeit, Zeitaufwand und Standardisierbarkeit. Liste in einem gemeinsamen Dokument sammeln.
- Priorisierung, 15 Min. Top 3 Quick-Wins pro Person identifizieren, Überschneidungen markieren, höchstens 3 Team-Quick-Wins auswählen.
- Promptbau, 40 Min. Je eine Promptvorlage für die Top 2 bauen, live mit einem echten Beispiel testen, im geteilten Dokument speichern, Toolwahl festhalten.
- Commitment, 15 Min. Wer misst was? Messdauer festlegen (empfohlen: 2 Wochen), Datum für das Follow-up eintragen, nächsten Schritt definieren.
Aus Quick-Wins wird ein Standard.
Wenn die ersten Vorlagen tragen, folgt der interne Assistent mit System Prompt. Schreib kurz, wo dein Team steht.
Nächster SchrittAlle Vorlagen der Prompt-BibliothekEine Mail · Antwort in der Regel innerhalb von 24h